Как сделать ЭЦП для электронной почты

Удостоверяющий центр

Завершающей частью письма является электронная подпись, электронная почта с таким дополнением применяется в частной переписке и при рассылке деловой корреспонденции. Сделать соответствующее оформление можно с помощью стандартных инструментов почтовых сервисов либо с применением специализированного программного обеспечения.

ЭЦП
ЭЦП необходима для подписания важных документов.

Для чего ставить ЭЦП в электронных письмах

В конце частного (коммерческого) сообщения указывают информацию об отправителе с контактными данными. Дополнительно можно разместить призыв к действию («посетите мою страницу») либо акцентировать внимание на срочности ответа.

Удостоверяющий центр

Создав типовую подпись к электронному письму, ускоряют процесс массовой рассылки. Качественное оформление этой части улучшает репутацию компании, повышает конверсию при проведении маркетинговых акций.

Простой вариант ЭЦП выполняет только информационные и рекламные функции. Квалифицированную подпись применяют для юридически корректного заверения документов в РФ. Этот способ могут использовать физическое лицо и компания для организации документооборота в электронной форме.

Для работы можно использовать специализированный сервис «Контур Крипто», который предлагает проверку и проставление ЭЦП, шифрование и дешифрование файлов. Свой открытый ключ можно передать получателю, который с его помощью расшифрует письмо.

Как сделать простую подпись для электронной почты

Информационный блок под основным текстом письма создают самостоятельно без подробных инструкций. Оформить шаблон можно в Word или Paint либо использовать другие текстовые или графические редакторы. Для переходов на страницы соцсетей устанавливают гиперссылки. При редактировании изменяют шрифт и цвет, другие параметры.

В каком приложении можно сделать

Удобно пользоваться специализированными почтовыми программами, которые хорошо приспособлены для подготовки и отправки электронной корреспонденции.

В стандартном пакете Microsoft Office соответствующие функции выполняет Outlook.

Для корректной работы следует изучить рекомендации, в которых учтены особенности соответствующей версии программного обеспечения.

Настройка Outlook

В почтовом приложении Microsoft предусмотрена возможность работы с ЭЦП.

В требуемый пункт меню переходят из главного окна по следующей цепочке:

  • «Сервис»;
  • «Параметры»;
  • «Сообщение»;
  • «Электронная подпись».

После нажатия виртуальной клавиши «Создать» открывается поле для ввода данных. Можно создать несколько вариантов с разными именами для разделения получателей по категориям.

Как будут называться группы, определяет сам пользователь:

  • «Друзья»;
  • «Коллеги»;
  • «Рекламные объявления» и др.

В Outlook 2010 и новейших версиях необходимые изменения вносят в разделе «Учетная запись». В текстовую подпись можно добавить оригинальный графический элемент, гиперссылку или визитную карточку. Соответствующие иконки в рабочем окне упрощают выполнение рабочих операций.

Добавление подписи к одному сообщению

Однократное применение созданной ЭКП активизируют клавишей «Подпись» при составлении нового письма. Соответствующий блок устанавливают в конец текстового сообщения.

Подпись ко всем сообщениям

Для автоматического добавления ЭЦП к тексту письма соответствующим образом устанавливают настройки в окне «Электронная подпись». Изменения подтверждают клавишей «ОК». Работоспособность сервиса проверяют подготовкой и отправкой тестового письма.

Как сделать электронную подпись для емейла

Образец, опубликованный в открытом доступе, создан без учета индивидуальных потребностей. Подробное изучение структуры текста и особенностей оформления поможет выяснить, как сделать правильную ЭЦП.

Подпись отправителя в электронном письме

В типовом информационном блоке указывают:

  • Ф. И. О.;
  • название организации;
  • должность;
  • номер телефона и другие контактные данные;
  • ссылки на страницы в социальных сетях.

Дополнительно можно создать картинки: фото отправителя, логотип компании.

Важность правильной подписи

Если оформить ЭЦП без ошибок, можно решить ряд практических задач:

  • получить в свое распоряжение несколько каналов связи и выбрать самый удобный для ответа отправителю;
  • добавить логотип, который повысит узнаваемость бренда компании;
  • указать ссылки на соцсети (они привлекут новых подписчиков);
  • увеличить презентабельность маркетинговой акции;
  • получить доверие потребителей к рекламируемым товарам (услугам).

Суммарное воздействие перечисленных факторов существенно повышает эффективность почтовой рассылки.

Создание в «Яндекс.Почте»

В почтовом клиенте этого сервиса переходят в пункт меню «Информация об отправителе». В открывшемся окне отображаются примеры письма с подписью.

С помощью встроенного редактора вписывают текст, устанавливают размер шрифта и другие параметры. В «Яндекс Почте» предусмотрена возможность создания нескольких вариантов ЭЦП с учетом целевой аудитории рассылки и привязки к разным адресам email.

Яндекс.Почте
Необходимо создать подпись в редакторе и привязать к адресу почты.

Создание в Gmail

Аналогичные функции предоставляет сервис Google. В разделе меню «Все настройки» выбирают пункт «Подпись». Дальнейшие действия сопровождаются автоматическими подсказками, поэтому не вызывают затруднений.

Устанавливают настройки, которые используются сервисом по умолчанию. Можно привязать ЭЦП к почтовому ящику, сделать обязательным добавление подписи к новым письмам или в ответах.

Gmail
Создание подписи в Gmail.

Как оформлять электронное письмо

Положительное визуальное восприятие оказывает большое влияние на эффективность рассылки. Внимание уделяют не только общему стилю, но и дизайну отдельных элементов.

Подпись создают в гармоничном сочетании с основной частью письма:

  • применяют единый набор шрифтов;
  • устанавливают сочетающуюся цветовую гамму;
  • исключают излишнюю пестроту красок и разнообразие букв.

Коррекцию делают с учетом особенностей рассылки. Для дополнения делового письма подойдет информационный блок, созданный по корпоративным стандартам. На завершающем этапе выравнивают текст, проверяют общее впечатление от подготовленного макета.

Фотографию используют для общения с родственниками и друзьями. При работе с деловой перепиской уместно применение фирменного логотипа, созданного в утвержденной корпоративными правилами цветовой гамме.

Добавление снимка необходимо не только для быстрой идентификации. Этот элемент помогает создать доверительные отношения отправителя с получателем. Обязательно проверяют качество изображения в графическом редакторе с достаточно большим увеличением для детального просмотра.

Специальными изменениями в структуре блока акцентируют внимание на отдельных элементах.

Важные детали обозначают:

  • выделением цветом или тенью;
  • расширением свободного пространства вокруг;
  • увеличением шрифта;
  • вертикальным (горизонтальным) разделителем.

Рекомендуется применять в 1 подписи не более 2 приемов, чтобы обеспечить эффективное выделение отдельных элементов.

Короткий текст воспринимается лучше по сравнению с витиеватыми пояснениями и многочисленными уточнениями. Этот принцип следует применять не только при подготовке рекламных материалов, но и для составления подписи.

Рекомендуется вмещать данные не более чем в 6 строк. Не следует перечислять все офисные телефоны. Достаточно указать 1–2 номера. Многие предпочитают пользоваться коммуникаторами: Viber, WhatsApp или др.

Иконки с переходом на тематическую страницу в социальных сетях – обязательная часть ЭЦП. Эти элементы увеличивают трафик. С их помощью адресат получает в свое распоряжение дополнительные каналы обратной связи.

Регистрация новых посетителей и подписчиков помогает объективно оценить эффективность маркетинговых мероприятий, сопряженных с рассылкой.

Призыв к действию – важный дополнительный компонент подписи. Надпись «Соцсети» не имеет смысла, т.к. иконки сами выполняют функции информационных элементов. Лучше разместить призыв: «Подписывайтесь на нашей странице».

Общие рекомендации по дизайну и оформлению:

  • не применяйте чрезмерно яркие или блеклые цветовые оттенки;
  • соблюдайте стандартную последовательность подачи информации (сначала Ф. И. О. и далее другие данные);
  • не применяйте в этом блоке нумерованные или иные списки;
  • исключите анимированные изображения;
  • сделайте ссылки отслеживаемыми для контроля переходов;
  • в номере телефона указывайте код страны.

Отдельно проверяют совместимость ЭЦП с воспроизведением информации на экране мобильного устройства. При отсутствии оптимизации часть данных может не отображаться. Слишком мелкий текст затрудняет чтение.

Приложения для создания подписи

Для экономии времени и упрощения типовых операций пользуются услугами «генераторов» ЭЦП. Изучение особенностей специализированных сервисов помогает выбрать лучший вариант.

New Old Stamp

Этот сервис отличается удобным для пользователя интерфейсом. В левой части главного окна заполняют исходные данные, в правой – выбирают подходящую тему для оформления.

В центре автоматически формируется пример ЭЦП. После сохранения образца открывается доступ к передаче подготовленной подписи в Gmail или другой почтовый клиент из перечня.

В платной версии New Old Stamp установлена фиксированная цена за создание 1 подписи – 2 USD. После оплаты можно изменять графические элементы, пользоваться расширенной палитрой цветовых решений и увеличенным списком иконок социальных сетей.

New Old Stamp
Редактор дизайна в New Old Stamp представляет четыре темы.

HubSpot Signature Generator

Главное преимущество сервиса – отсутствие платной версии.

Тематическими вкладками обозначены переходы в сервисные окна:

  • Main – основная информация;
  • Social – иконки соцсетей;
  • Style – тема оформления;
  • CTA – блок с призывом к действию.

На макете подписи можно изменять положения элементов.

HubSpot Signature Generator
Сервис HubSpot Signature Generator предлагает бесплатно создать ЭЦП.

ePochta Mailer

Эта универсальная программа создана для организации массовых рассылок. В тематическом разделе можно выбрать готовый шаблон, создать подпись с применением встроенного редактора. Настройками устанавливают порядок добавления ЭЦП с фильтрацией по адресатам.

Ссылка на основную публикацию