Завершающей частью письма является электронная подпись, электронная почта с таким дополнением применяется в частной переписке и при рассылке деловой корреспонденции. Сделать соответствующее оформление можно с помощью стандартных инструментов почтовых сервисов либо с применением специализированного программного обеспечения.
Для чего ставить ЭЦП в электронных письмах
В конце частного (коммерческого) сообщения указывают информацию об отправителе с контактными данными. Дополнительно можно разместить призыв к действию («посетите мою страницу») либо акцентировать внимание на срочности ответа.
Создав типовую подпись к электронному письму, ускоряют процесс массовой рассылки. Качественное оформление этой части улучшает репутацию компании, повышает конверсию при проведении маркетинговых акций.
Простой вариант ЭЦП выполняет только информационные и рекламные функции. Квалифицированную подпись применяют для юридически корректного заверения документов в РФ. Этот способ могут использовать физическое лицо и компания для организации документооборота в электронной форме.
Для работы можно использовать специализированный сервис «Контур Крипто», который предлагает проверку и проставление ЭЦП, шифрование и дешифрование файлов. Свой открытый ключ можно передать получателю, который с его помощью расшифрует письмо.
Как сделать простую подпись для электронной почты
Информационный блок под основным текстом письма создают самостоятельно без подробных инструкций. Оформить шаблон можно в Word или Paint либо использовать другие текстовые или графические редакторы. Для переходов на страницы соцсетей устанавливают гиперссылки. При редактировании изменяют шрифт и цвет, другие параметры.
В каком приложении можно сделать
Удобно пользоваться специализированными почтовыми программами, которые хорошо приспособлены для подготовки и отправки электронной корреспонденции.
В стандартном пакете Microsoft Office соответствующие функции выполняет Outlook.
Для корректной работы следует изучить рекомендации, в которых учтены особенности соответствующей версии программного обеспечения.
Настройка Outlook
В почтовом приложении Microsoft предусмотрена возможность работы с ЭЦП.
В требуемый пункт меню переходят из главного окна по следующей цепочке:
- «Сервис»;
- «Параметры»;
- «Сообщение»;
- «Электронная подпись».
После нажатия виртуальной клавиши «Создать» открывается поле для ввода данных. Можно создать несколько вариантов с разными именами для разделения получателей по категориям.
Как будут называться группы, определяет сам пользователь:
- «Друзья»;
- «Коллеги»;
- «Рекламные объявления» и др.
В Outlook 2010 и новейших версиях необходимые изменения вносят в разделе «Учетная запись». В текстовую подпись можно добавить оригинальный графический элемент, гиперссылку или визитную карточку. Соответствующие иконки в рабочем окне упрощают выполнение рабочих операций.
Добавление подписи к одному сообщению
Однократное применение созданной ЭКП активизируют клавишей «Подпись» при составлении нового письма. Соответствующий блок устанавливают в конец текстового сообщения.
Подпись ко всем сообщениям
Для автоматического добавления ЭЦП к тексту письма соответствующим образом устанавливают настройки в окне «Электронная подпись». Изменения подтверждают клавишей «ОК». Работоспособность сервиса проверяют подготовкой и отправкой тестового письма.
Как сделать электронную подпись для емейла
Образец, опубликованный в открытом доступе, создан без учета индивидуальных потребностей. Подробное изучение структуры текста и особенностей оформления поможет выяснить, как сделать правильную ЭЦП.
Подпись отправителя в электронном письме
В типовом информационном блоке указывают:
- Ф. И. О.;
- название организации;
- должность;
- номер телефона и другие контактные данные;
- ссылки на страницы в социальных сетях.
Дополнительно можно создать картинки: фото отправителя, логотип компании.
Важность правильной подписи
Если оформить ЭЦП без ошибок, можно решить ряд практических задач:
- получить в свое распоряжение несколько каналов связи и выбрать самый удобный для ответа отправителю;
- добавить логотип, который повысит узнаваемость бренда компании;
- указать ссылки на соцсети (они привлекут новых подписчиков);
- увеличить презентабельность маркетинговой акции;
- получить доверие потребителей к рекламируемым товарам (услугам).
Суммарное воздействие перечисленных факторов существенно повышает эффективность почтовой рассылки.
Создание в «Яндекс.Почте»
В почтовом клиенте этого сервиса переходят в пункт меню «Информация об отправителе». В открывшемся окне отображаются примеры письма с подписью.
С помощью встроенного редактора вписывают текст, устанавливают размер шрифта и другие параметры. В «Яндекс Почте» предусмотрена возможность создания нескольких вариантов ЭЦП с учетом целевой аудитории рассылки и привязки к разным адресам email.
Создание в Gmail
Аналогичные функции предоставляет сервис Google. В разделе меню «Все настройки» выбирают пункт «Подпись». Дальнейшие действия сопровождаются автоматическими подсказками, поэтому не вызывают затруднений.
Устанавливают настройки, которые используются сервисом по умолчанию. Можно привязать ЭЦП к почтовому ящику, сделать обязательным добавление подписи к новым письмам или в ответах.
Как оформлять электронное письмо
Положительное визуальное восприятие оказывает большое влияние на эффективность рассылки. Внимание уделяют не только общему стилю, но и дизайну отдельных элементов.
Подпись создают в гармоничном сочетании с основной частью письма:
- применяют единый набор шрифтов;
- устанавливают сочетающуюся цветовую гамму;
- исключают излишнюю пестроту красок и разнообразие букв.
Коррекцию делают с учетом особенностей рассылки. Для дополнения делового письма подойдет информационный блок, созданный по корпоративным стандартам. На завершающем этапе выравнивают текст, проверяют общее впечатление от подготовленного макета.
Фотографию используют для общения с родственниками и друзьями. При работе с деловой перепиской уместно применение фирменного логотипа, созданного в утвержденной корпоративными правилами цветовой гамме.
Добавление снимка необходимо не только для быстрой идентификации. Этот элемент помогает создать доверительные отношения отправителя с получателем. Обязательно проверяют качество изображения в графическом редакторе с достаточно большим увеличением для детального просмотра.
Специальными изменениями в структуре блока акцентируют внимание на отдельных элементах.
Важные детали обозначают:
- выделением цветом или тенью;
- расширением свободного пространства вокруг;
- увеличением шрифта;
- вертикальным (горизонтальным) разделителем.
Рекомендуется применять в 1 подписи не более 2 приемов, чтобы обеспечить эффективное выделение отдельных элементов.
Короткий текст воспринимается лучше по сравнению с витиеватыми пояснениями и многочисленными уточнениями. Этот принцип следует применять не только при подготовке рекламных материалов, но и для составления подписи.
Рекомендуется вмещать данные не более чем в 6 строк. Не следует перечислять все офисные телефоны. Достаточно указать 1–2 номера. Многие предпочитают пользоваться коммуникаторами: Viber, WhatsApp или др.
Иконки с переходом на тематическую страницу в социальных сетях – обязательная часть ЭЦП. Эти элементы увеличивают трафик. С их помощью адресат получает в свое распоряжение дополнительные каналы обратной связи.
Регистрация новых посетителей и подписчиков помогает объективно оценить эффективность маркетинговых мероприятий, сопряженных с рассылкой.
Призыв к действию – важный дополнительный компонент подписи. Надпись «Соцсети» не имеет смысла, т.к. иконки сами выполняют функции информационных элементов. Лучше разместить призыв: «Подписывайтесь на нашей странице».
Общие рекомендации по дизайну и оформлению:
- не применяйте чрезмерно яркие или блеклые цветовые оттенки;
- соблюдайте стандартную последовательность подачи информации (сначала Ф. И. О. и далее другие данные);
- не применяйте в этом блоке нумерованные или иные списки;
- исключите анимированные изображения;
- сделайте ссылки отслеживаемыми для контроля переходов;
- в номере телефона указывайте код страны.
Отдельно проверяют совместимость ЭЦП с воспроизведением информации на экране мобильного устройства. При отсутствии оптимизации часть данных может не отображаться. Слишком мелкий текст затрудняет чтение.
Приложения для создания подписи
Для экономии времени и упрощения типовых операций пользуются услугами «генераторов» ЭЦП. Изучение особенностей специализированных сервисов помогает выбрать лучший вариант.
New Old Stamp
Этот сервис отличается удобным для пользователя интерфейсом. В левой части главного окна заполняют исходные данные, в правой – выбирают подходящую тему для оформления.
В центре автоматически формируется пример ЭЦП. После сохранения образца открывается доступ к передаче подготовленной подписи в Gmail или другой почтовый клиент из перечня.
В платной версии New Old Stamp установлена фиксированная цена за создание 1 подписи – 2 USD. После оплаты можно изменять графические элементы, пользоваться расширенной палитрой цветовых решений и увеличенным списком иконок социальных сетей.
HubSpot Signature Generator
Главное преимущество сервиса – отсутствие платной версии.
Тематическими вкладками обозначены переходы в сервисные окна:
- Main – основная информация;
- Social – иконки соцсетей;
- Style – тема оформления;
- CTA – блок с призывом к действию.
На макете подписи можно изменять положения элементов.
ePochta Mailer
Эта универсальная программа создана для организации массовых рассылок. В тематическом разделе можно выбрать готовый шаблон, создать подпись с применением встроенного редактора. Настройками устанавливают порядок добавления ЭЦП с фильтрацией по адресатам.
