Как получить электронную подпись для онлайн-кассы

В 2021 г. Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ полностью вступает в силу. Все отсрочки на введение ККТ заканчиваются. Предприниматели должны иметь ЭЦП для онлайн-кассы.

Общая информация об ЭЦП для онлайн-кассы

Для ведения электронного документооборота (ЭДО) нужна электронная цифровая подпись (ЭЦП). Ее записывают на носитель, в роли которого выступает флеш-, смарт-карта или электронный ключ. Этот идентификатор физического лица, созданный путем шифрования, выдается специальными сертифицированными организациями сроком на 1 год.

Предназначение

Цифровую подпись используют в разных целях.

Применительно к онлайн-кассам она нужна для совершения таких операций:

1. Регистрации ККТ (контрольно-кассовой техники) в налоговой службе.
2. Внесения изменений в регистрационный документ.
3. Направление фискальных данных в ФНС.
4. Снятия онлайн-кассы с учета.
5. Замены ФН (фискального накопителя) каждые 3 года.
6. Подписания/разрыва договора с оператором фискальных данных (ОФД).

Вначале нововведение требует расходов от предпринимателей, но впоследствии они оказываются в выигрыше: сокращается время на регистрацию, упрощается отчетность, реже проходят проверки ФНС.

Подходящий тип электронной подписи

Используется 3 типа ЭЦП:

1. Простая (ПЭП), поэтому наиболее доступная для взлома. Имеет ограниченную юридическую силу, допускается к использованию для учета ККТ.
2. Неквалифицированная (НЭП). Применяется для внутреннего документооборота (сфера ее использования шире, чем у предыдущей). Во внешнем ЭДО необходимо взаимное признание правомочности НЭП.
3. Квалифицированная (КЭП). Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, этот тип ЭП имеет юридическую силу, равную ручным подписям на бумажных документах.

Для предпринимателей, использующих онлайн-кассовые аппараты, оптимальна квалифицированная электронная подпись. Информация защищена на самом высоком уровне, не требуется заключать соглашения между сторонами ЭДО о взаимном признании подписи.

Перед владельцем КЭП открываются самые широкие возможности использования: от регистрации ККТ до взаимодействия с ФНС.

Критерии выбора: на что обратить внимание

Выбирая тип ЭЦП, собственник онлайн-кассы должен учитывать, что, в силу своей деятельности, ему придется взаимодействовать с такими сторонами:

• контрагентами (поставщиками, продавцами и т.п.);
• оператором фискальных данных;
• налоговой службой.

Если уже имеется ЭЦП для взаимодействия с ФНС, она подойдет для онлайн-кассы, работы с контрагентами. Для обмена информацией с сотрудниками, партнерами можно использовать простую или неквалифицированную ЦП. Работать с налоговой службой онлайн можно, используя только КЭП.

Перед приобретением сертификата клиент должен ясно представлять сферу применения ЭЦП. Оформляя заказ на сертификат, указывать цели приобретения. Цена ЦП находится в прямой зависимости от функциональных возможностей.

Важно проверить, что нет ограничений в ее использовании. Со всеми информационными системами взаимодействуют ЭЦП, выданные удостоверяющими центрами с аккредитацией Минкомсвязи. Их сертификаты не требуют согласования с принимающей стороной.

Минимальный комплект ЭЦП обойдется заказчику примерно в 1500 руб., но требуется ежегодное обновление сертификата ключа. Операция доступна онлайн, посещать представительство УЦ необязательно. Не стоит экономить на носителе информации: его надежность прямо связана с работоспособностью ключа.

Условия получения ЭП

Правом пользоваться ЭЦП обладают физические и юридические лица. Предварительно идентифицируют личность заказчика. Им может быть руководитель. При необходимости изготавливают дополнительные электронные подписи для других ответственных сотрудников.

Продажу КЭП осуществляют удостоверяющие центры, аккредитированные Минкомсвязи. С их перечнем можно ознакомиться на официальном сайте. Список часто меняется по причине окончания аккредитации. Если полномочия одного центра прекращаются, реестры переходят в другую организацию. На клиентах УЦ такие изменения не отражаются: сертификаты изготавливаются в срок, осуществляется их поддержка.

На региональном уровне заказчики работают с представителями и партнерами удостоверяющих центров. Там им выдают комплекты ЭЦП, продают сопутствующие товары, оказывают техническую поддержку. Выбирая поставщика услуг, уточняют, с каким аккредитированным УЦ он работает. Информация доступна на сайте Минкомсвязи.

Чтобы получить ЭЦП, подают заявку лично или онлайн. Юридические лица за сертификатом обязательно должны обратиться в УЦ.

Для индивидуальных предпринимателей условия проще: они могут подать заявку в ФНС, МФЦ, отделение «Почты России».

Перечень необходимых документов

Налогоплательщик в заявке на изготовление сертификата ЭЦП указывает личные данные. Их достоверность подтверждают копиями документов.

Для индивидуальных предпринимателей это:

• документы об организации ИП;

• выписка из ЕГРИП не более чем 6-месячной давности;

• ИНН и СНИЛС руководителя.

Юридические лица подают копии:

• регистрационного свидетельства;
• устава организации;
• ИНН, ОГРН, выписки из ЕГРЮЛ;
• приказа о назначении руководителя.

Заказчик также представляет копии паспорта. Принимаются электронные цветные сканы документов объемом не более 10 Мб. Обязательно их заверение нотариусом. Оригиналы предъявляют при получении КЭП.

Алгоритм действий

Сначала определяют, как будут действовать, чтобы получить ЭЦП: лично посещать УЦ, его представительство, или оформлять заявку онлайн. Затем уточняют, какие возможности КЭП необходимы. Завершают подготовку к оформлению заявки выбором продавца, проверяют аккредитацию УЦ, который он представляет.

Дальнейшие действия при выборе вида ЭП:

1. Отправляют заявку на приобретение ЭЦП.
2. Выбирают накопитель, знакомятся и соглашаются с офертами на подписание договора.
3. Заполняют анкету, указывая все необходимые реквизиты.
4. Ожидают обработки заявки.
5. Оплачивают счет.
6. Отправляют электронные копии документов.
7. Получают ЭЦП.

Особенности использования

Предприниматель устанавливает на свой компьютер сертификат, подтверждая таким образом, что он владелец ЭЦП. Также на ПК загружают программное обеспечение. Если планируется работать с цифровой подписью с различных устройств, сертификат не привязывают к одному компьютеру. Инструменты ЦП загружают в «Облако». Это дает возможность подписывать документы с любого подключенного к интернету устройства.

Ключ электронной подписи хранится на носителе, защищенном от взлома. Копирование на компьютер, незащищенную флеш-карту нарушает правила использования ЭП, делает ее уязвимой.

Оформив сертификат лично на себя, руководитель затем часто передает ЦП сотрудникам, копируя ее.

Юридически подпись принадлежит руководителю, вся ответственность за действия сотрудников с ЭЦП ложится на него.

Чтобы уберечься от нежелательных последствий передачи подписи другим лицам, им выдают бумажную доверенность. По ней сотрудник получает еще одну подпись, с которой работает от своего имени. В доверенности четко оговариваются его полномочия.

Проверка ЭЦП для онлайн-кассы

В удостоверяющем центре заказчик получает ЭЦП, которая физически представляет собой:

• носитель информации с закрытым ключом;
• программу для работы с ЦП;
• сертификат с открытым ключом.

Проверка ЭЦП многоступенчатая. Когда готовятся сведения для отправки, запускается специальное ПО, преобразуя их в символы (процесс хеширования).

Полученный документ кодируют, используя закрытый ключ. Вместе с сертификатом его отправляют в ОФД.

Там оператор опять преобразует документ в набор символов, кодирует, воспользовавшись открытым ключом.

Сведения направляют в ФНС, сотрудники которой проверяют 2 хешированных документа. Если они идентичны, признают их достоверность.

Использование ЭЦП позволяет экономить время при проведении операций онлайн. Применение КЭП гарантирует высокую степень защиты от несанкционированного вмешательства.