Факсимильная подпись – это штамп (клише) или цифровое изображение, воспроизводящее росчерк должностного лица, удостоверяющее чьи-либо полномочия. Оттиск имеет юридическую силу. При этом его употребление ограничено законодательством.
Факсимиле: определение простыми словами
Факсимиле представляет собой точное воспроизведение подписи должностного лица с помощью механических приспособлений.
Использовать росчерк можно без присутствия того, кому он принадлежит.
Например, заместитель директора подписывает почетные грамоты в то время, когда начальник в отъезде. Кроме физического клише применяется цифровое воспроизведение подписи (для электронной документации).
Юридическая сила факсимильной подписи
Несмотря на то что юридическая сила факсимиле ограничена, хранить его необходимо в надежном месте, например в сейфе.
Электронный росчерк должен находиться на компьютере, защищенном паролем.
Доступ к факсимиле может быть только у ограниченного количества лиц. Рекомендуется вести журнал с датами выдачи и возврата штампа.
Когда используется
На каких документах можно ставить клише:
- приглашениях;
- пропусках;
- уведомлениях;
- извещениях;
- локальных актах;
- поздравительных письмах;
- служебных удостоверениях.
Статья 160 Гражданского кодекса РФ предусматривает и другие случаи употребления штампа. Например, лица с инвалидностью по зрению получают право применения факсимиле даже при совершении банковских операций. При этом штамп должен быть подтвержден специальным свидетельством и нотариально заверен.
Индивидуальные предприниматели могут использовать оттиск в локальных документах принадлежащей им организации. Руководителю необходимо оформить распоряжение, в котором будут прописаны случаи применения штампа. Юристы также рекомендуют разработать правила хранения печати.
Когда нельзя использовать
Клише недопустимо пользоваться при подписании:
- векселей;
- счетов-фактур;
- заявлений;
- кадровой документации;
- деклараций;
- платежных квитанций;
- бухгалтерской отчетности;
- конкурсной (тендерной) информации;
- первичной документации;
- сертификатов соответствия товара.
Примеры использования факсимиле
Российское законодательство не регламентирует четко употребление факсимиле. Прямой запрет можно встретить только в отдельно взятых случаях. Для использования печати в другой документации требуется выполнение установленных условий. Применение оттиска может быть нежелательно, но при этом не запрещено.
При подписании договора
Факсимильным клише разрешено подписывать договоры. Но допустимо это только в том случае, когда участники делового процесса заключили соглашение, позволяющее использовать оттиски.
Такой документ должен быть подписан собственноручно обеими сторонами. Следует заверить рамочное соглашение, одним из условий которого станет возможность применения копии подписи.
В документе должны присутствовать следующие сведения:
- Ф. И. О. и должности представителей организаций, штампы которых будут использованы.
- Список актов, которые разрешено заверять с помощью печати. В данной части соглашения необходимо указать перечень контрактов по тому или иному направлению деятельности.
- Порядок проставления клише. В этом пункте можно указать, какими чернилами следует наносить факсимильную подпись или запретить использование пасты некоторых цветов (зеленого, красного).
- Срок действия соглашения об употреблении клише.
В документ допустимо вносить и дополнительные пункты. Например, можно оговорить порядок уведомления обо всех изменениях штампа.
Если договор подписан оттиском без разрешения сторон, судебные инстанции могут признать этот документ недействительным. Соглашение на использование печати разрешено оформить и после употребления факсимиле.
В таком случае в документе необходимо указать, что действие штампа распространяется на заключенные ранее сделки. Стоит прописать реквизиты акта, заверенного клише.
В актах о выполненных работах
Законодательство не разрешает, но напрямую и не запрещает использование штампа в документах о выполненных работах. Однако организации безопаснее принять акт, собственноручно подписанный уполномоченными лицами. Если этого не сделать, возможны проблемы при подаче налоговой отчетности.
При подписании доверенности
Статья 160 Гражданского кодекса не запрещает проставлять факсимиле на доверенностях. Чтобы пользоваться штампом вместо подписи, необходимо оформить согласие всех участников бизнес-процесса.
Однако доверенность является односторонней сделкой. Это обстоятельство исключает подписание соглашения на применение факсимиле. Эта возможность должна быть указана в первичной документации.
В кадровых документах
Клише не рекомендуется ставить на трудовых договорах (ст. 67 ТК). При этом если контракт заверен оттиском, документ не потеряет юридическую силу.
Он будет свидетельствовать о том, что между нанимателем и работником начались трудовые отношения. В случае проверки уполномоченными организациями применение факсимиле будет считаться нарушением. Работодатель может быть оштрафован.
В приказах по личному составу (при увольнениях, переводах, командировках и т. д.) использовать штамп нежелательно, несмотря на отсутствие прямого запрета. При необходимости можно узаконить применение оттиска в кадровой документации локальным актом.
В банковских документах
Заявление на открытие счета, чеки и другие банковские документы не разрешено заверять клише. Запрет закреплен письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи».
В отчетности
При составлении налоговой декларации или бухгалтерской отчетности применяется только «живой» росчерк. При необходимости его допустимо заменить цифровым изображением.
Как сделать факсимильный штамп
Чтобы сделать клише, нужно обратиться в организацию, занимающуюся изготовлением штампов и печатей.
Производственный процесс включает следующие этапы:
- Сканирование и обработку. Клиент должен подготовить качественный образец своей подписи на бумажном носителе. Изображение сканируется и обрабатывается в специальном редакторе для получения равномерности и четкости линий.
- Подбор оснастки. Автоматические устройства позволяют получать штампы лучшего качества. Но чтобы сэкономить, можно заказать ручную оснастку.
- Изготовление клише. Специалисты советуют применять резину. Этот материал отличается длительным сроком службы и позволяет использовать краску на любой основе.
Готовый штамп закрепляется на оснастке. Процесс изготовления клише занимает не более 24 часов.
Как отличить факсимильную подпись от оригинальной
Размах и наклон букв при каждом воспроизведении подписи «от руки» имеет отличия. Для такого росчерка характерно наличие мелких элементов, пробелов и пропусков в некоторых местах.
Факсимиле однотонно и равномерно по всей занимаемой им площади. При использовании штампа на документе остается рельефный след (круг, треугольник).
Когда факсимиле используется по соглашению сторон
Законодательство не указывает обязательные случаи применения факсимиле при проведении сделок. Необходимость использовать клише может быть предписана только некоторым категориям лиц, например слабовидящим. По взаимному согласию заверять бумаги штампом может только одна из сторон.