Как пользоваться электронной подписью и получить ее физическим и юридическим лицам, прописано в российском законодательстве. Однако пользователю необходимо ознакомиться с практической стороной вопроса, научиться устанавливать необходимое ПО и создавать ЭП для файлов разных форматов.
Что такое электронная подпись
Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) — инструмент, который позволяет увидеть, что в документ с момента подписания не вносились изменения.
Сначала нужно получить соответствующий сертификат. Специальная лицензия удостоверяет, что подпись принадлежит ее владельцу на законном основании. Оформить ее можно в удостоверяющем центре или у официальных представителей.
Имеется 2 вида ключей для ЭЦП:
- закрытый;
- открытый.
В первом случае пароль доступа не может быть передан третьим лицам.
Зачем она нужна
Чтобы разобраться, зачем нужна электронная подпись, следует рассмотреть ее виды:
- Простая. Используется физлицами. Проставляется путем введения специального кода, полученного от уполномоченного центра.
- Усиленная неквалифицированная. Идентифицирует владельца и выявляет факт изменения сведений в деловой бумаге после ее подписания.
- Усиленная квалифицированная. В этом случае используются обратимое преобразование информации, сертифицированное ФСБ.
Применение 3-го вида ЭП приравнивается к собственноручной подписи, заверенной печатью.
Где применяется
Главная сфера использования — сдача результатов работы через интернет. Многих бизнесменов сегодня обязали подавать электронные отчеты в органы, осуществляющие контроль. Для этого нужен сертификат ЭП, имеющий квалификацию.
Необходима ЭЦП для работы с системой, контролирующей производство и продажу алкогольных напитков. Обеспечивает требования безопасности и сопрягается с техособенностями ключевых носителей только квалифицированная подпись.
Невозможно без неквалифицированной ЭЦП участие в электронных торгах. С ее помощью человек может аккредитоваться на торговой площадке и подписать соглашение в случае победы. Однако рекомендуется оформить сразу квалифицированную ЭП, чтобы совершать другие действия, связанные с государственными закупками.
Сегодня многие организации переходят на обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи, оценив достоинства такого делопроизводства:
- быстрые обмен и получение бумаг;
- сокращение финансовых затрат на их обработку.
Работа с информационными госсистемами — еще одна сфера, как использовать ЭП. Большинство учреждений и государственных органов оказывают услуги и принимают отчеты в электронном виде. Кому-то требуется базовая квалифицированная подпись, а для других важен сертификат, содержащий специальный опознаватель.
Применяется ЭЦП и в частной жизни. Физлицо, имеющее подпись с квалификацией, получает доступ ко всем вкладкам сайта Госуслуг, где необходимо подтверждение личности. С ЭП можно подать через интернет заявку в любое высшее учебное заведение РФ.
Россиянин также получает возможность обменяться документами с работодателем (особенно это удобно для удаленных сотрудников), зарегистрировать сделку с недвижимым имуществом на сайте Росреестра, подать заявление в Роспатент, оформить кредит.
Как делается ЭП
Многие пользователи прибегают к помощи программного обеспечения «Карма». Через систему в документ можно добавлять графическую модель подписи. Пользователь может оставлять комментарии и писать сообщения получателю деловой бумаги. Благодаря понятному интерфейсу, в ПО разберется даже «чайник».
Для формирования ЭЦП с зарегистрированным сертификатом физлицу нужно создать личный кабинет налогоплательщика (ЛКН). Для получения лицензии следует перейти в раздел «Профиль» и кликнуть на соответствующую кнопку. Такой ключ будет действителен 12 месяцев. Подпись с ЛКН генерируется бесплатно.
Для работы на платформах, на которых проводятся тендеры, для организации ЭДО с налогово-бюджетными учреждениями и организациями получить сертификат нужно в удостоверяющем центре (УЦ). Такая лицензия дает возможность проверить подлинность реквизита.
Для создания ключа пользователь может подать соответствующее ходатайство в ближайший УЦ. К заявлению прикладываются копии основных документов. Лицензия записывается или на электронный, или на бумажный носитель. Удобнее всего использовать ЭЦП с флеш-карты.
Как пользоваться ЭЦП
Перед использованием ЭП нужно подготовить необходимые инструменты. Сначала потребуется криптопровайдер — специальное программное обеспечение, которое реализует алгоритм преобразования данных. Оно позволяет создавать подпись, проверять, шифровать и расшифровывать ее.
Сертификат и ключ — элементы, выдаваемые в удостоверяющем центре. Они содержатся на специализированном защищенном носителе, который обеспечивает безопасное хранение содержимого. Такой накопитель называется токеном.
Не получится воспользоваться ЭЦП без оборудованного рабочего места. Правильно должен быть настроен браузер, чтобы не блокировалось осуществление необходимых операций. При настройках по умолчанию работа с ЭП будет невозможна из-за политики безопасности операционной системы. По этой причине нужна установка дополнительных надстроек и плагинов. Правильно настроенный браузер на 98% обеспечивает бесперебойное функционирование.
Для установки сертификата на флеш-карту выполняют следующие действия:
- вставляют в специальный разъем в корпусе компьютера;
- через панель управления находят нужное ПО;
- заходят в «Сервис» и нажимают на «Просмотреть…»;
- при помощи команды «Обзор» находят контейнер и нажимают «Ок» и «Далее»;
- кликают на кнопку «Установить»;
- в окне «Мастер импорта» подтверждают операцию клавишей «Далее»;
- отмечают пункт «Автоматически выбрать хранилище» и нажимают «Готово».
В конце операции появляется уведомление о том, что СКПЭП сохранена в папку «Личное».
Бесплатно можно создать ЭЦП в пакете MS Office. Заверять документ нужно по такому алгоритму:
- Поставить курсор на строчку, где требуется расписаться.
- Открыть вкладку «Вставка» и кликнуть на клавишу «Строка подписи Microsoft Office».
- Заполнить все графы в окне, появившемся на экране.
Как работает ЭП с pdf-файлами, можно узнать через Acrobat и Adobe Reader. Для этого потребуется полная их версия.
Сегодня проставить ЭП можно и в HTML-варианте. Однако на ПК должны быть установлены программы, позволяющие обработать информацию.
Выглядеть подпись может по-разному, но в большинстве случаев это маленький штамп.
Действия, если не работает
В некоторых ситуациях ЭП может перестать функционировать.
Без привлечения сервисной службы можно решить следующие проблемы:
- Сертификат недействителен. Необходима его установка. Инструкцию, как это сделать, можно получить у специалиста, который занимался его выдачей.
- К документу нет доверия. В этом случае устанавливаются новые ключи, которые в большинстве случаев идут в дополнение к ЭЦП. Еще их можно скачать с официального интернет-ресурса центра.
- Заканчивается срок действия КриптоПро. Для устранения проблемы вводится код, который выдается вместе с цифровой подписью.
- Не установлен Capicom. Программу нужно скачать и перед установкой закрыть браузер. Далее ее требуется настроить в соответствии с требованиями площадки, на которой планируется работа.
- Несоответствие ключа сертификату. Решить проблему можно через УЦ.
- Действительные документы не обнаружены. Если лицензия действительна, эффективным способом устранения проблемы станет переустановка.
Получение несанкционированного доступа к ЭП невозможно, если только пароль не предоставлен третьим лицам, поэтому начинающие пользователи должны помнить об этом.
Места хранения
Чтобы просмотреть, какие сертификаты установлены на компьютере, нужно открыть свойства веб-обозревателя, потом зайти во вкладку «Содержание» и выбрать соответствующий раздел.
Нюансы хранения электронных документов
По законодательству, электронные документы хранятся столько же, сколько и бумажные. Если срок хранения официальной бумаги составляет 5 лет, а подпись действует 12 месяцев, ставить последнюю ежегодно не потребуется. При проставлении ЭП дата на штампе фиксируется автоматически, что позволяет решать спорные ситуации.
