Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) – электронный аналог собственноручной. Она позволяет быстрее оформлять сделки, сдавать отчетность, работать через интернет.
Это удобно, во многом упрощает электронный документооборот и сокращает затраты на отправку документов. Юридические лица и ИП получают ключи в УЦ ФНС.
Получить за них подпись по доверенности нельзя. Если ключ выпускается на сотрудника, руководитель выдает доверенность на получение ЭЦП с полномочиями на право проведения хозяйственных операций от лица организации.
.jpg)
Разрешается ли передавать ЭЦП другим лицам
Передача своего сертификата другим сотрудникам не предусмотрена. Об обязанностях участников электронного взаимодействия говорится в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.
Из него следует, что владелец ключа несет персональную ответственность за его использование и обязан:
- сохранять в тайне место хранения носителя с ЭП и ПИН-код от него;
- в случае компрометации ключа в течение 1 рабочего дня подать заявление в удостоверяющий центр на его аннулирование, чтобы избежать совершения нежелательных или противозаконных действий от лица владельца сертификата.
Передача ключа другому лицу нарушает закон.
В каких случаях стоит передавать свою подпись
Таких случаев российским законодательством не предусмотрено.
Часто руководители передают свою ЭП соответствующим сотрудникам – бухгалтеру, тендерному специалисту, юристу, ведь ее используют в организациях для сдачи отчетности в контролирующие органы, регистрации и участия в торгах на торговых площадках, ведения ЭДО, подачи заявлений и получения справок.
Это небезопасно для директора, т.к. недобросовестные сотрудники могут воспользоваться ей в личных целях (например, для портала госуслуг).
Передавая ключ сотруднику, он предоставляет ему доступ к своей личной информации и персональным данным. Юридически правильно и безопасно выпустить на каждого сотрудника отдельный сертификат с соответствующими полномочиями.
Возможность передачи квалифицированной подписи
При передаче ЭП другому человеку нарушается п. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” об обязанности владельца обеспечить конфиденциальность ключа. Передавать свой ключ даже по “внутренней” доверенности не следует.
Можно ли оформить электронно-цифровую подпись по доверенности для другого лица
С 1 июля 2020 г. по доверенности оформить ЭП на другого человека нельзя. Это обусловлено тем, что при первичном выпуске необходимо удостоверить личность владельца сертификата. Для этого у него проверяют паспорт и делают фотофиксацию в момент приема документов.
При продлении подписи повторное посещение УЦ ФНС или офиса аккредитованного УЦ не требуется. Необходимость использовать доверенность автоматически отпадает.
Подтверждение личности происходит через “Личный кабинет” с применением ранее выданного ключа, у которого еще не истек срок. О сроках действия ЭП можно узнать из документа с информацией о сведениях, содержащихся в сертификате. Он выдается УЦ ФНС или аккредитованным УЦ по факту выпуска ключа.
Составление доверенности на получение ЭЦП
Доверенность требуется только в том случае, если ключ оформляется на сотрудника юридического лица. Выпуск подписей на работников индивидуальных предпринимателей не осуществляется.
Подписывать документы от лица организации можно 2 способами:
- Используя подпись, в которой прописаны должность сотрудника и ИНН организации. В этом случае нужны доверенность от руководителя на выпуск ЭП и приказ о назначении на должность. Такой ключ можно выпустить только до 31.08.2023.
- Применяя подпись, выпущенную на физическое лицо без привязки к организации. Тогда полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью (МЧД), которая удостоверяется сертификатом директора и регистрируется в ФНС.
Нотариальный бланк или рукописный
Доверенность на выпуск ЭП на сотрудника юридического лица оформляется в бумажном виде. Руководитель подписывает ее и ставит печать на бланке. Нотариальное заверение для этого документа не требуется.
Чем отличаются доверенности для юрлиц и физических лиц
Доверенность от имени юридического лица оформляется с соблюдением требований Гражданского кодекса Российской Федерации. Она должна содержать полномочия, которыми наделяется сотрудник.
На выпуск ЭП для руководителей, ИП и физических лиц доверенность не требуется.
Образец доверенности
В приложенном файле содержится образец шаблона для заполнения доверенности.
Как составить доверенность на использование ЭЦП
В текст документа обязательно включают следующие данные:
- Дату и место составления. Первая указывается прописью.
- Наименование организации.
- Ф. И. О. сотрудника и его паспортные данные, передаваемые ему полномочия.
- Срок действия доверенности. Без указания срока она действительна 1 год.
- Подпись директора и печать организации.
.png)
Ответственность за применение чужой электронной подписи
В законодательстве Российской Федерации не прописана ответственность за использование чужой ЭП. Но если с ее помощью были совершены преступные действия, то может применяться ст. 159 Уголовного кодекса РФ “Мошенничество” – наказание за хищение чужой собственности или получение прав на чужое имущество посредством обмана или злоупотребления доверием потерпевшего.
Однако в этом случае последнему предстоит доказать, что сертификат использовал не он. Однако на практике сделать это очень сложно.
При расследовании дела следователи обязательно запросят данные из ФНС или из аккредитованного УЦ (например, фотографию в момент получения подписи).
Если его выдача осуществлялась без нарушения закона, то ответственность за операции, подтвержденные данным сертификатом, ложится на владельца ключа.
Не допускайте, чтобы вашу ЭП использовало иное лицо. Храните ключ в защищенном месте и никому не сообщайте ПИН-код.
