Как продлить или заменить ЭЦП для юридических лиц

Продление сертификата ключа электронной подписи – обязательная процедура, без которой цифровой реквизит теряет юридическую силу. Чтобы реактивировать его, владельцу нужно выполнить несколько простых действий. Периодичность операции установлена Федеральным Законом №63-ФЗ.

Что такое продление сертификата ключа ЭЦП

Электронная подпись представляет собой сложный код, существующий в единственном экземпляре. В ней зашифрованы данные владельца, позволяющие идентифицировать его. Прикрепляя ключ к цифровому документу, тот подтверждает свое авторство.

Такая мера преследует 2 цели:

1. Обновление устаревшей информации о владельце (актуализацию) в ключе и государственном реестре.
2. Защиту на случай кражи подписи злоумышленниками.

Требование ограничивать период действия ЭЦП содержится в ФЗ №63. Незадолго до наступления конечной даты его пролонгируют с помощью несложной процедуры.

Срок действия сертификата

Согласно ФЗ №63, «время жизни» ЭЦП не может превышать 1 года. Минимальное значение составляет 3 месяца. Это значит, что продлевать ключ нужно как минимум 1 раз в год.

Что делать при истечении срока действия ЭЦП

Чтобы продлить сертификат, владельцу нужно обратиться в удостоверяющий центр. Заявку оформляют 2 способами:

• вручную;
• через онлайн-сервис.

Второй вариант возможен, если срок действия ключа еще не истек, держатель не собирается менять сведения о себе.

Уведомление о необходимости смены подписи

Удостоверяющий центр информирует своих клиентов о скором приближении конечной даты. В разное время он присылает на электронную почту держателя 3 сообщения:

• за 1-2 месяца до истечения периода действия;
• за 2 недели;
• за 7 дней.

Помимо email, центр присылает 2 СМС-сообщения – за месяц и за неделю до крайней даты.

Услуга по отправке предупреждающих SMS и электронных писем предоставляется бесплатно.

Чтобы избежать просрочки, рекомендуется запускать процедуру обновления после получения первого уведомления.

Подготовка к продлению сертификата

Перед началом процедуры проверьте следующее:

1. Наличие лицензии на право пользования приложением для криптозащиты информации («КриптоПро CSP» и т.п.).
2. Конечную дату функционирования ЭП.
3. Сохранность флэшки или смарт-карты – физического носителя подписи (токена).
4. Работоспособность ключа.
5. Зашифрованную в нем информацию о владельце – Ф.И.О., адрес, название компании и пр.

Если подпись работает с ошибками, сначала нужно решить эту проблему.

Попробуйте настроить ПО самостоятельно, а если не получится – обратитесь в техническую поддержку.

В случае несовпадения зашифрованных в ключе сведений с фактическими или утери (повреждения) токена нужно незамедлительно сообщить об этом в удостоверяющий центр.

Срок действия ключа уточняют следующим образом:

1. На компьютере с установленными программой для СКЗИ и сертификатом ЭП нажимают кнопку «Пуск» и выбирают «Панель управления».
2. В открывшемся окне щелкают по ярлыку приложения для криптозащиты информации.
3. Переходят на вкладку «Сервис».
4. Кликают по надписи «Просмотреть сертификат в контейнере».
5. Нажав кнопку «Обзор», выбирают контейнер.
6. Кликают последовательно по пунктам ОК и «Далее».

Откроется окно с крайней датой периода активности подписи.

Другой способ – посмотреть информацию в «Личном кабинете» на сайте удостоверяющего центра.

На какой срок возможно продление

Крайнюю дату можно перенести не более чем на 1 год. Удостоверяющий центр может установить и более короткий срок, если это предусмотрено условиями соглашения.

Информация о пролонгации подписи поступает в государственный реестр в течение 12 часов.

Куда обращаться для продления срока действия сертификата

После истечения периода действия сертификата ЭЦП дается 20 дней на его пролонгацию.

Нужно предоставить в удостоверяющую компанию заявление и документы (оригиналы):

• паспорт;
• СНИЛС;
• свидетельство о регистрации и выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (для юридических лиц и ИП);
• ИНН (для физических).

Руководители организаций дополнительно предъявляют выписку из приказа о своем назначении.

В «СКБ Контур»

Эта удостоверяющая компания обладает самой большой клиентской базой. Первое предупреждающее сообщение о приближении крайней даты приходит за 60 дней до нее. С этого момента можно запускать процедуру продления.

В онлайн-варианте выполните такие действия:

1. Откройте браузером веб-ресурс компании.
2. 2 Кликните по надписи «Личный кабинет» (также сюда можно попасть по ссылке в предупреждающем электронном письме).
3. В появившемся окне авторизации наберите номер мобильного, указанный при регистрации.
4. На телефон придет СМС с паролем – введите его и нажмите «Войти».
5. В перечне сертификатов выберите нужный, нажмите кнопку «Заполнить заявку».
6. Введите свои данные в поля открывшейся формы.
7. Подпишите заявку действующей цифровой подписью.
8. Когда придет СМС с положительным ответом (запрос рассматривают 1-2 дня), оплатите счет и начинайте выпуск сертификата, выйдя на одноименную страницу.
9. Укажите место назначения: съемный носитель (выберите нужный вариант из списка) или жесткий диск.
10. Нажмите «Далее» и подвигайте мышку случайным образом для генерации ключа.
11. Введите PIN-код (для Рутокена набирают числовой ряд «12345678»), нажмите кнопку ОК.
12. Система пришлет СМС с паролем – введите его, чтобы подтвердить готовность начать выпуск.
13. Дождитесь окончания процесса: он должен закончиться в течение 60-120 минут, но может продлиться до 4 часов.
14. Вернитесь на страницу «Выпуск сертификата», нажмите кнопку «Подписать расписку» (подтверждение получения).
15. Подпишите документ ЭЦП.
16. Инсталлируйте сертификат на жесткий диск или токен в виде флешки (для этого его надо вставить в разъем USB).

Если подпись просрочена или данные о владельце изменились, оформите заявку вручную:

1. Авторизуйтесь в «Личном кабинете».
2. Выберите сертификат, нажмите кнопку «Заполнить заявку».
3. Введите сведения о владельце и организации, затем щелкните по надписи «Подтвердить данные».
4. Распечатайте заявку на принтере.
5. Напротив строки «Субъект персональных данных» поставьте синими чернилами автограф (факсимиле не допускается).
6. Сфотографируйте или отсканируйте заявление и документы с новыми данными.
7. Загрузите файлы на сайт и подождите, пока оператор проверит правильность заполнения.
8. Если все верно, кнопка «Продолжить» станет активной – нажмите ее.
9. В предложенном списке выберите сервисный центр, где удобно получать сертификат ЭЦП.
10. Отправьте заявку на проверку.

Через 1-2 дня придет сообщение об одобрении запроса. Посетите сервисный центр, взяв с собой оригиналы документов и распечатанное заявление.

В СБИС

Эта удостоверяющая компания присылает первое уведомление за 30 дней до окончания срока действия подписи. С этого момента можно приступать к продлению.

Последовательность действий:

1. Перейдите по ссылке «Продлить подпись» в уведомлении.
2. На открывшейся странице выберите пункт «Через каналы связи» и нажмите «Далее».
3. Проверьте правильность заполнения полей в отобразившемся заявлении (текст прописывается автоматически), при необходимости отредактируйте.
4. Прикрепите сканы документов, нажмите кнопку «Отправить».
5. Через несколько минут ответьте на телефонный звонок менеджера, сообщите интересующую его дополнительную информацию.
6. Для выпуска новой подписи вставьте токен с предыдущей, нажмите кнопку «Получить ЭП».
7. В открывшемся окне выберите «Есть подпись» .
8. Если в сканах нет ошибок, нажмите «Документы верны, подписать», затем – «Выбрать другую».
9. После проверки старого сертификата вставьте еще один носитель (на токене может быть только 1 ЭЦП) и выгрузите подпись.
10. Для подтверждения получения снова зайдите на веб-ресурс удостоверяющего центра, кликните по надписям «Электронная отчетность» – «Ответственные лица» и следуйте инструкциям.

В ЕИС

ЕИС – это Единая информационная система в сфере закупок. Для работы на этой площадке поставщикам нужна ЭЦП. Если подпись продлена либо получена новая, эти изменения нужно зарегистрировать.

Действуйте в такой последовательности:

1. Откройте браузером официальный веб-портал системы.
2. Авторизуйтесь и войдите в «Личный кабинет».
3. Кликните по надписи «Регистрация».
4. Заполните форму, указав сведения о предприятии, ответственных лицах и т.д.
5. Нажмите кнопку «Отправить».

После рассмотрения заявки придет сообщение о ее одобрении.

Стоимость продления

Цена услуги зависит от уровня сертификата. Данные отражены в таблице:

Когда требуется полностью менять сертификат ЭЦП

В ряде случаев продление становится невозможным. Тогда владелец получает новую ЭП.

Причины для замены

Сохранить существующий ключ не представляется возможным, если:

• изменились данные о его владельце;
• перестала действовать лицензия на программное обеспечение;
• утерян или поврежден токен;
• закрылся удостоверяющий центр, выдавший подпись;
• заявка на пролонгацию не была подана в течение 20 дней после окончания срока действия.

Подготовка к процедуре

Для замены сертификата ЭЦП нужно выполнить следующее:

• отозвать старую подпись;
• написать заявление на получение новой.

Если причиной является изменение данных о держателе, то сначала нужно дождаться официального утверждения реквизитов.

Подготовьте документы:

1. Заявление на изготовление сертификата, подписанное руководителем.
2. Если документ завизирован доверенным лицом – доверенность или приказ, дающий ему такое право.
3. Заявление на отзыв старой подписи, если она не просрочена (некоторые компании, например, «СКБ Контур», ограничиваются 1 обращением).
4. Бумаги, подтверждающие внесенные изменения (оригиналы или заверенные копии).
5. Подписанное руководителем и заверенное печатью (при наличии таковой) информационное письмо с новыми реквизитами.

Собрав все необходимое, нужно явиться в сервисный центр.

Пользователь оплачивает перевыпуск новой подписи согласно принятому в удостоверяющей компании тарифу. Заявку рассматривают в течение 1-2 дней.

Как быстро сменить ЭЦП

Чтобы не потерять на 2 дня возможность подписывать документы и не платить за перевыпуск, рекомендуется при оформлении ЭП заказать услугу «Сопровождение сертификата». Ее предлагают все удостоверяющие центры. Опция предусматривает быструю и бесплатную замену ключа.

Число операций ограничено. Например, в «СКБ Контур» перевыпуск сертификата можно сделать до 3 раз в год.