Виды и особенности цифровых подписей для юридических лиц

Электронная подпись для юридических лиц необходима для доступа к онлайн-сервисам, порталу «Госуслуги», для оформления пакета документов, расчета и оплаты налоговых вычетов и т.д. Получить ЭЦП могут собственники предприятий с количеством сотрудников более 100 человек и являющиеся плательщиками НДС.

Изменения в законах касательно ЭЦП

После принятия электронной системы документооборота в работе государственных и коммерческих структур ЭЦП стала востребованной у юрлиц. Нововведение регулируется федеральным законодательством.

С 2020 г. утверждена удаленная идентификация личности с использованием биометрических данных. В 2021 г. приняты положения о доверенной стороне, осуществляющей перепроверку подписи в бумагах, соглашениях. Также утверждена возможность формирования ключа в дистанционном формате.

С начала 2022 г. ЭЦП для ИП и юрлиц выдается только законным представителям фирмы на выполнение действий без доверенности.

ИП и юрлица обслуживаются в Центробанке РФ. Для представителей государственных органов ЭЦП подтверждают только в центре Федерального казначейства.

Как и кем регулируется электронная подпись по ГОСТу

Правовые отношения в сфере использования зашифрованных ключей и подписей регулируются Федеральным законодательством (ФЗ № 63). В уставе прописаны понятия электронной визы, ее разновидности, списки центров для утверждения, правила применения при взаимодействии с отделениями ФНС и другими организациями.

С начала 2022 г. функции по выпуску и подтверждению квалифицированной разновидности подписи для юрлиц, нотариусов и частных предпринимателей возлагаются на ФНС РФ.

При взаимодействии ИП и юрлиц с налоговыми службами нужна квалифицированная электронная подпись.

Список подтвержденных организаций представлен на портале Минцифры РФ. Физические лица при обращении в подразделения ФНС могут использовать неквалифицированную ЭЦП, которую регистрируют на портале «Госуслуги» дистанционно в «Личном кабинете».

Кто имеет право обратиться за оформлением электронной подписи

Право получить сертификат на подпись имеет организация или юрлицо при соблюдении следующих условий:

• численность сотрудников больше 100 человек;
• юрлицо или частное предприятие является членом СРО;
• компания участвует в электронных торгах в соответствии 223-ФЗ или 44-ФЗ;
• ИП или юрлицо является плательщиком НДС.

В других случаях для юрлица ЭЦП оформляется при необходимости:

• сокращения бумажного документооборота;
• расширения сферы деятельности и выхода предприятия на новые рынки;
• экономии времени на согласование пакета документов, имеющих юридическую значимость.

Разновидности электронных подписей для юридических лиц и сфера их применения

Для частных организаций и юрлиц подходит простая неквалифицированная либо усиленная зашифрованная подпись.

Виды электронной визы отличаются сферами использования, уровнем надежности, правилами применения согласно законодательным нормативам.

Простая ЭЦП

Простая подпись – это код из СМС-сообщений, сформированные пары логин/пароль в «Личных кабинетах» на порталах, почте, зашифрованные сведения на скретч-картах и т.д. ЭЦП составляется с применением данных информационной системы, подтверждается частным лицом.

Простая виза используется при совершении финансовых операций, для аутентификации в цифровых сервисах, для запроса государственных услуг, для заверения должностных бумаг при корпоративном документообороте. ЭЦП не подтверждена для участия в госзакупках и запрещена при подписании бумаг, содержащих государственную тайну.

Простая ЭЦП по юридическому статусу приравнена к собственноручной при наличии договора между сторонами или принятии специального нормативного акта. В бумаге должны быть указаны:

• правила определения для юридического лица по его простой ЭЦП;
• обязанности пользователя по соблюдению конфиденциальной информации о скрытой части ключа.

В некоторых системах заявителю потребуется сначала идентифицировать личность при посещении оператора для получения юридической силы ПЭП. Для активации «Личного кабинета» клиенту в статусе налогоплательщика необходимо посетить отделение ФНС. Заявителю выдадут временный код доступа, который затем заменяют постоянным паролем.

Неквалифицированная ЭП

Неквалифицированная зашифрованная подпись формируется в специальной программе, помогает идентифицировать владельца, гарантирует защиту файла, позволяет получать данные о возможном внесении изменений в шифр после его отправления.

НЭП содержит 2 ключа:

1. Закрытый – предоставляется клиенту и загружается на техническое устройство. ПИН-код может знать только владелец электронного носителя, сообщать сведения посторонним людям запрещено правилами программы.
2. Открытый – доступ сообщается всем участникам системы. Код требуется при проверке подлинности визы в пакете документов.

Получить сертификат ЭП и 2 ключа можно в сертифицированном центре. НЭП используется во внутреннем документообороте организации. Для внешнего применения неквалифицированной визы потребуется заключить соглашение о правилах использования электронной визы и взаимном признании юридической силы ключа.

Квалифицированная ЭЦП

Квалифицированная подпись формируется с применением криптоалгоритмов, имеет надежную защиту от подделок. Правила использования КЭП регламентированы законодательством:

1. Право выдачи усиленной подписи есть у удостоверяющих центров, прошедших аккредитацию по правилам ФЗ-63 Минцифры РФ.
2. Пользователю выдают сертификат в закодированном либо бумажном виде.
3. Программное обеспечение по стандартам проверяется и проходит согласование в ФСБ России.
4. Правила оформления и структура сертификата утверждены приказом ФСБ РФ.

КЭП применяется при подаче финансовой отчетности в ФНС, обмене бумагами с муниципальными и госструктурами, на электронных торгах, а также при документообороте (внешнем либо внутри предприятия).

По юридическому статусу соглашение, завизированное КЭП, равнозначно бумагам с собственноручной визой представителя организации или юрлица.

С помощью квалифицированной ЭЦП можно работать с проверяющими структурами госорганов и их электронными ресурсами. После получения сертификата представители смогут взаимодействовать с порталами ФГИС, ФНС, ЭПТС, «Госуслуги», ЕФРСБ, участвовать в торговых операциях на ЭТП, проводить сделки и расчеты с помощью онлайн-касс и т.д.

Область применения ЭЦП для юридических лиц

ЭЦП для юрлиц используется для подачи отчетов в ФНС, получения доступа к государственным сервисам, базам данных, участия в торгах, организации документооборота и т.д.

Налоговые отчеты

В ФНС в числе первых государственных органов была подключена система электронного документооборота. Налогоплательщиков обязали направлять декларации в оцифрованной форме. Индивидуальные предприниматели и юрлица могут подавать отчетность в бумажном варианте либо в виде кодов, завизированных соответствующей ЭЦП. Для работы с ФНС представителю компании, уполномоченному визировать отчеты, потребуется получить цифровую подпись. В перспективе будет принята дистанционная подача отчетности в ФНС.

Участие в торгах

Закупки для муниципальных и государственных целей, контролируемые 44-ФЗ, и приобретения коммерческих предприятий с участием отделов госструктур, регулируемые 223-ФЗ, организуются в формате аукционов на специализированных онлайн-площадках. До 2018 г. участники госзакупок могли применять простую подпись. Однако в 2022 г. для визирования бумаг необходима квалифицированная ЭЦП.

На площадках, работающих с продажей имущества компаний в стадии оформления банкротства, участники могут использовать только усиленную ЭЦП. Требование утверждено законодательством РФ.

Правила участия на других торговых площадках устанавливает организатор. На некоторых секторах допустимо применение НЭП или простой подписи.

Поэтому перед участием в финансовых операциях необходимо изучить требования онлайн-площадки.

Доступ к электронным сервисам

Для регистрации «Личного кабинета» в некоторых сервисах требуется ЭЦП. Взаимодействие бизнес-структур с государственными органами частично осуществляется в онлайн-формате. На портале «Госуслуги» можно получить выписку о правах на имущество из Росреестра, направить жалобу на действия представителей уполномоченных структур, оформить товарный знак для предприятия и т.д.

Наличие квалифицированной ЭЦП обеспечивает доступ к широкому перечню услуг на сайтах nalog.ru, fedresurs.ru, rosreestr.ru, gosuslugi.ru, на порталах органов власти и т.д.

Подписание документов

Зашифрованную подпись можно использовать для визирования любой документации (расчетных счетов, договоров, актов и т.д.). Преимущество ЭЦП заключается в оперативности заключения соглашений между организациями, поставщиками, представителями государственных структур. Частным предпринимателям и юридическим лицам не потребуется отправлять пакет документов с курьером. Бумаги с цифровой подписью можно переслать по электронной почте.

Куда обращаться за получением электронной подписи

Заказать в ФНС сертификат на ЭЦП могут руководители коммерческих организаций, юридические лица, индивидуальные предприниматели и нотариусы. Юрлица получают квалифицированные сертификаты для подписи на документы в МФЦ либо специализированном удостоверяющем центре. Организация должна быть в перечне аккредитованных центров на портале Минкомсвязи либо «Госуслуг».

Руководители финансовых организаций и банков должны обратиться в Центробанк за получением электронной визы. Должностные лица, руководители муниципальных, государственных органов и подведомственных подразделений направляют запрос в казначейство.

Удаленным способом подпись не выдается, представителям организаций потребуется направлять запрос и получать ЭЦП в региональных подразделениях.

Что потребуется для получения ЭЦП

Директору предприятия или юрлицу необходимо предоставить в удостоверяющем центре:

• выписку из ЕГРЮЛ на организацию;
• ксерокопию паспорта и удостоверения личности доверенного сотрудника предприятия;
• копии СНИЛС;
• ксерокопии приказов о назначении руководителя или представителя на должность.

Перечень документов может отличаться в зависимости от вида ЭЦП, юридического статуса компании, внесения поправок в требования законодательства и т.д. К пакету бумаг прикладывают заявление на регистрацию цифровой подписи.

При использовании ЭЦП необходимо соблюдать следующие предосторожности:

1. Запрещено передавать ключевой носитель другим лицам, в т. ч. доверенным.
2. Необходимо обеспечить надежную защиту при хранении зашифрованной подписи. Исключается доступ к сведениям посторонним лицам при размещении носителя в сейфе либо банковской ячейке.
3. Запрещено оставлять карту памяти подключенной к ноутбуку или компьютеру без контроля владельца.
4. При краже или утере носителя ЭЦП клиенту потребуется обратиться в региональный центр написать заявку на отзыв сертификата.
5. При оформлении подписи заменяется «заводской» пароль (ПИН-код).

Стоимость электронной подписи

Цена на ЭЦП отличается в соответствии со сроками оформления, требованиями удостоверяющего центра и т.д. В Москве получить электронные подписи с носителем информации граждане могут за 1500–1900 руб. В центрах разработано несколько тарифных планов для юрлиц:

1. «Базовый» – для подачи отчета и работы на информационных ресурсах официальных сайтов «Госуслуги», ФНС, Росфинмониторинг, Федресурс, ПФР, Росстат и др. – от 3000 руб.
2. «Марафон» – для подписки на 2 года на пользование ЭЦП для торгов, получения бесплатного перевыпуска сертификата и консультаций от экспертов – около 13000–14000 руб.
3. Для участников торгов по 223-ФЗ и 44-ФЗ стоимость цифровой подписи около 6000 руб.

Перед оформлением ЭЦП необходимо изучить тарифные планы и расценки в аккредитованных центрах. Комиссии могут изменяться после внесения поправок в законодательные акты РФ.

Особенности ЭЦП для регистрации ООО

ЭЦП для регистрации ООО получают поэтапно:

1. Необходимо определить сферу использования ЭЦП и выбрать ее разновидность.
2. Клиентом заполняется заявление на получение сертифицированной подписи.
3. Оплачивается стоимость подобранного тарифа и комиссии.
4. Готовится пакет бумаг, который отправляется представителю удостоверяющего центра.
5. Руководитель фирмы должен посетить УЦ лично для подписания соглашения и получения сертификата.

Как получить подпись бесплатно

Оформить ЭЦП бесплатно могут только юрлица (гендиректор, руководитель фирмы), нотариусы и частные предприниматели. Для получения цифровой подписи на сотрудников, а также для внутреннего документооборота потребуется дополнительная оплата комиссий и тарифных ставок.